10 Tipps für das Halten digitaler Kundentermine

Aufgrund von Corona gewinnt digitale Kommunikation in der Wirtschaft stark an Bedeutung. Mittlerweile sind digitale Termine via Microsoft Teams oder Zoom ein alltäglicher Bestandteil für zahlreiche Berufstätige. Die Meinungen zu diesem Thema gehen jedoch auseinander. Die einen bedauern den Verlust an Mimik, Gestik und einer gewissen Ausstrahlung. Die anderen erfreuen sich an der gewonnenen Zeit, die sie durch nicht erforderliche Anreisen sparen. Sicherlich gibt es Termine, die physisch besser abzuhalten wären, beispielsweise, wenn es um das Vertrauen für eine längerfristige intensive Zusammenarbeit geht. Allerdings bieten die digitalen Termine ebenfalls deutliche Vorteile. So sparst du als Berater Fahrtkosten und Fahrzeit, Termine werden effizienter, fokussierter und beginnen meist pünktlicher. Zudem erleichtern digitale Termine die Erstellung von Protokollen, da Gespräche mitgeschnitten oder im Anschluss direkt an alle Teilnehmenden verschickt werden können. Damit du als Berater diese Vorteile für dich und deinen Arbeitsalltag nutzen kannst, findest du in diesem Beitrag 10 Tipps, die dir dabei helfen. 

Tipp 1: Lerne den Umgang mit Kommunikationstools wie Microsoft Teams und Zoom. 

Je nachdem, welche Software ihr in eurem Unternehmen für digitale Kommunikation nutzt, ist der sichere Umgang mit dieser elementar. Dies umfasst folgende Punkte: 

• Das Einstellen von Terminen sowie das Einladen von internen und externen Personen 
• Das Einwählen in und die Teilnahme an Meetings
• Das Teilen deines Bildschirms
• Das Teilen deines Bildschirms mit deiner eigenen Systemaudio (zum Zeigen von Videos)
• Das Einrichten und Organisieren von Breakout-Sessions (Aufteilen der Zuhörer für einen bestimmten Zeitraum)
• Die Aktivierung der Videoschnittfunktion
• Das Einstellen des Termins mit der Möglichkeit, sich telefonisch einzuwählen 

Wenn du diese Grundfunktionen in der von deinem Arbeitgeber genutzten Software beherrschst, bist du aus einer technischen Perspektive gesehen in der Lage digitale Termine zu führen. 

Tipp 2: Nutze Vorlagen. 

Das Wichtige an digitalen Terminen (sowie an physischen Terminen) ist die Struktur. Jeder Termin bedingt ein klares Ziel, eine klare Agenda und ein Einfangen der Erwartungen der Teilnehmer (insofern diese nicht vorab geklärt wurden). Zum Ende des Termins benötigt jeder Termin festgelegte nächste Schritte, eine Dokumentation anstehender ToDo’s und ein kurzes Blitzlicht zum Termin sowie das Sammeln von Ergebnissen und Erkenntnissen der Teilnehmer. Da diese Punkte Bestandteil jedes Termins sind, kannst du dir hierfür Vorlagen bauen, die du in jeder Besprechung wiederverwenden kannst. 

Tipp 3: Digitale Termine telefonisch ankündigen. 

Gib Teilnehmern (z.B. Kunden), bei denen du dir nicht sicher bist wie geübt sie im Umgang mit digitalen Terminen sind im Vorfeld eine kurze telefonische Einführung. Füge zudem in deiner Einladungsmail unter dem Punkt „Ort“ ein, wie die Teilnehmer dem digitalen Termin beitreten können. Außerdem ist es sinnvoll, deine Telefonnummer an der gleichen Stelle zu ergänzen, damit deine Gesprächspartner diese sofort zur Hand haben, falls sie technische Schwierigkeiten beim Einwählen in den Termin bekommen. So stellst du sicher, dass deine Teilnehmer direkt wissen, wie sie dich erreichen können.  

Tipp 4: Nutze zwei Devices.

Gerade, wenn du umfangreiche Präsentationen hältst oder die Mimik und Gestik deines Gegenübers relevant für deinen Vortrag ist (z.B. in Verhandlungen), ist mein Tipp, zwei verschiedene Geräte zu nutzen. So kannst du auf dem einen Device deine Präsentation steuern und alles andere ausblenden während du auf dem anderen Gerät neben deiner Präsentation außerdem die Videos der Teilnehmer siehst. So hast du alles im Blick und stellst sicher, sowohl deine Präsentation als auch die Gesichter der anderen zu beachten. 

Tipp 5: Baue Animationen in PowerPoint-Präsentationen ein. 

Nutze die Funktionen von PowerPoint, um deine Präsentationen interessant zu gestalten. Baue während deines Vortrags, passende Animationen in deine Präsentation ein. So entwickelst du nebenbei und in Zusammenarbeit mit deinen Zuhörern deine Folien und vermeidest, dass du unzählige Folien im Vorfeld produzierst. Dadurch sparst du dir Zeit bei der Präsentationserstellung und kannst die gemeinsam erarbeitete PowerPoint-Präsentation im Anschluss an den Termin direkt als Protokoll verschicken. 

Tipp 6: Übe dich im Digitalen Malen. 

Heutzutage gibt es viele mobile Geräte, auf denen du mit einem speziellen Stift Zeichnen und Schreiben kannst. Verfügst du über ein solches Device und den passenden Stift bietet es sich an, deine Online-Termine live zu visualisieren. Mit etwas Übung ist das ganz leicht. So kannst du Anmerkungen deiner Teilnehmer direkt an der passenden Stelle in deine Präsentation mit aufnehmen oder neu erarbeitete Ergebnisse festhalten. Das macht die Protokollierung im Nachhinein einfach, da du die Datei so wie sie ist direkt mit verschicken kannst. 

Tipp 7: Binde Videos in deine Präsentationen ein. 

Um digitale Termine aufzulockern, eignet sich das Einbinden von kurzen Videos. Denke hierbei jedoch daran, deine Systemaudio einzustellen, damit der Videoton bei deinen Zuhörern ankommt. In den meisten Kommunikationstools musst du dafür lediglich einen Haken setzen, wenn du deinen Bildschirm teilst. 

Tipp 8: Nutze Miro, um Interaktion zu fördern. 

Mit dem Programm Miro kannst du einfach eine Kollaboration innerhalb deiner Teilnehmergruppe erzeugen. Miro ist eine Art „unendliches“ Whiteboard, auf dem alle Teilnehmer in Echtzeit mitarbeiten können. Hier können Grafiken erstellt, Post-Its gepinnt und Strategien visualisiert werden. Miro eignet sich besonders für Termine, die einen regen Austausch und eine gemeinsame Erarbeitung von bestimmten Themen voraussetzt. 

Tipp 9: Sichere dich bei einer schlechten Internetverbindung ab. 

Macht dir deine unverlässliche Internetverbindung Sorgen, teile dein Video und deinen Ton auf zwei Programme auf. Teile deinen Bildschirm oder dein Video über das verwendete Kommunikationstool während du dein Telefon für den sprachlichen Austausch nutzt. So stellst du die Audioverbindung bei einem stockenden Video sicher und kannst das Gespräch weiterführen. 

Tipp 10: Verschicke Protokolle direkt im Anschluss. 

Verschickst du die verwendete PowerPoint oder das verwendete Miro-Board direkt nach dem Termin, begeisterst du mit Sicherheit deine Kunden. Das Erledigen von den im Termin besprochenen Aufgaben ist wahrscheinlicher, wenn das Protokoll schnellstmöglich bei allen Beteiligten vorliegt. Folgt die Gesprächszusammenfassung erst einen Tag später, müssen sich die Teilnehmer erneut in das Thema eindenken und die ToDo’s nehmen eine längere Bearbeitungszeit in Anspruch.  

Wenn dir das Konzept digitaler Termine liegt und du Freude daran hast, versuche deine Kunden schnellstmöglich dafür zu begeistern. Derzeit gibt es kaum andere Möglichkeiten als Termine digital abzuhalten. Sobald sich die Situation jedoch ändert, wird die Erwartungshaltung an physische Termine eventuell wieder ansteigen. Schaffst du jedoch jetzt das Umdenken bei deinen Kunden und gewöhnst sie an das Online-Format, ist die Wahrscheinlichkeit höher, dass sie auch in Zukunft darauf zurückgreifen möchten.