In diesem Beitrag geht es darum, herauszufinden was dir bei der Transformation am meisten im Weg steht. Tatsächlich ist das ein Aspekt, der sehr häufig unterschätzt wird und in vielen Fällen kaum Beachtung geschenkt wird. Viele unserer Kunden glauben, dass ein guter Transformationsplan ausreicht, um eine Transformation umzusetzen, tatsächlich ist es jedoch so, dass der Plan allein nicht ausreichend ist, weil er die Veränderung nicht nachhaltig gestaltet. Du kennst das vielleicht auch, dass in deiner Organisation Veränderungen beschlossen und umgesetzt werden, die sich dann schleichend entweder zurückentwickeln oder verwässern. Das heißt, dass Maßnahmen, die mal beschlossen wurden, die konsequent an einer Strategie arbeiten sollten, mit der Zeit immer weniger Wirkung zeigen und irgendwann von den Kollegen, den Mitarbeitern ganz weggelassen werden. Woran liegt das? Das Phänomen hat unterschiedliche Namen. In der Sales Academy nennen wir das Phänomen „Entropie“. Entropie als Maß für die Kraft alles wieder chaotisch zu machen.

Grafik zur Entropie

Was meinen wir damit? Wenn du in deiner Organisation Ziele hast, eine Strategie verfolgst oder ein Zielbild erreichen möchtest, dann brauchst du dafür eine strukturierte und gut funktionierende Maschine, die dir hilft, diese Ziele zu erreichen. Das stellt der rechte Teil der Skizze dar. Das feste Gitter, das in sich stabil ist und ein gutes Fundament darstellt, um Veränderungen voranzutreiben oder Ziele zu erreichen. Mit der Zeit wirkt die Entropie, die deine gut funktionierende Maschine immer weiter schwächt. Das heißt mit der Zeit, wenn du nicht entgegenwirkst, hast du viele lose Einzelteile, die zwar immer noch an deiner Strategie arbeiten, dabei jedoch einen immer geringeren Wirkungsgrad entfalten. Das können zum Beispiel kulturelle Konflikte zwischen- oder innerhalb von Abteilungen sein; das können informelle Prozesse sein, die unterschiedlich interpretiert werden; das können fehlende Informationen sein; dass kann Intransparenz über Ziele und Strategien sein; dass kann eine sich ständig verschlechternde Datenqualität in Systemen (z.B. im CRM-System) sein; dass können geplante Verhaltensweisen sein, die nach einiger Zeit wieder nachgegeben werden.

All diese Themen kommen in jedem Berufsalltag vor, unabhängig wie viel Disziplin und Mühe du dir gibst. Das bedeutet, dass diese Kraft aus dem stabilen Gitter, zu den chaotischen Einzelteilen zu jedem Zeitpunkt in deiner Organisation und in deinem Alltag wirkt. Auch bedeutet das, dass du in deinem Team und in deiner Organisation Mechanismen brauchst, die diese Kraft, die alles wieder chaotischer macht, kontinuierlich bekämpfen und abschwächen. Du wirst die Entropie nie ganz abschaffen, weil es ein Teil unserer menschlichen Natur ist, undisziplinierter zu werden, Sachen zu vergessen, in Stresssituationen Prozesse zu vernachlässigen und andere Wege zu suchen. Idealerweise arbeitest du deswegen an zwei verschiedenen Zielen: Auf der einen Seite baust du dir Mechanismen auf, die sortierender wirken, als die Entropie in deiner Organisation chaotisch wirkt und baust zeitgleich Mechanismen auf, wie du die Entropie im Generellen in deiner Organisation verringerst. Im Folgenden findest du vier Mechanismen, wie du an beiden Zielen arbeiten kannst:

1. Prozesse: Klarstrukturierte Prozesse, die anwenderfreundlich und in ihrer Dokumentation verfügbar und zugänglich sind, sind der Schlüssel zur Qualität. Qualität ist das Ergebnis, das reproduzierbar in einem Prozess entsteht, der von unterschiedlichen Mitarbeitern auf dieselbe Art und Weise interpretiert wird, wobei das Ergebnis festen Kriterien entspricht. Durch festdefinierte Prozesse, die nicht für das Qualitätsmanagement, sondern für die Mitarbeiter, also für die Anwender entwickelt wurden sowie eine kontinuierliche Überprüfung der Prozesstreue mit den Mitarbeitern, sorgen dafür, dass die Prozesstreue nachhaltig steigt und die Entropie verringert wird.
Tipp: „Nur eine Prozessdokumentation, die von Mitarbeitern genutzt wird, ist eine gute Prozessdokumentation. Achte daher darauf, dass Prozessdokumentation für deine Mitarbeiter verfügbar sind und die Dokumentation für die Anwender einen Mehrwert darstellt. Mache daher regelmäßige Workshops und Feedbackgespräche, in welchen ihr gemeinsam die Prozessdokumentation betrachtet und weiterentwickelt.

2. Rituale: Schaffe dir in deinem Team bewusste Rituale, zum Beispiel einmal im Monat schaut ihr euch im Team gemeinsam an, an welchen Stellen die Entropie in eurem Team wirkt und wie stark sie entgegen der Zielsetzung der proaktiven Transformation wirkt. Dieses Ritual kann beispielsweise so aussehen, dass ihr euch euer Zielbild/ eure Ziele einmal anschaut, euch dann überlegt, welche Maßnahmen ihr aktuell einsetzt, um den Zielen entgegenzulaufen, danach alles notiert, wo aktuell Entropie wirkt. Anschließend könnt ihr beide Listen nebeneinanderhaltet. Schaut euch die Listen an und überlegt euch, welche Liste überwiegt. Überlegt euch auf der einen Seite, nämlich auf der Liste, die die Aspekte darstellt, mit denen ihr proaktiv an eurem Zielbild arbeitet, wie ihr diese Punkte intensivieren könnt und auf der anderen Seite, wie ihr die Bereiche, bei denen Entropie wirkt, kontinuierlich unterstützen könnt und somit den Wirkungsgrad der Maßnahmen, die an euren Zielen arbeiten, kontinuierlich steigert.

3. Systeme: Der Punkt Systeme kann auf zwei unterschiedliche Arten interpretiert werden. Nämlich einmal in Form von IT-Systemen und einmal in Form von Management-Systemen. IT-Systeme sind gute Möglichkeiten, um der Entropie entgegenwirken, weil sie auf sehr eindeutiger Weise transparent machen, wo Entropie in einer Organisation wirkt. Überlege dir daher in Abstimmung mit den Experten deiner IT-Systeme, wie ihr Entropie in euren IT-Systemen transparent und sichtbar machen könnt. Management-Systeme, wie zum Beispiel die OKR-Methode sind Methoden, die entwickelt wurden, um entgegensetzt der Entropie an der proaktiven Transformation zu arbeiten und gleichzeitig die Entropie immer weiter zu verringern.

4. Kultur: Der größte Punkt, um die Entropie in deinem Unternehmen zu verringern, ist kontinuierlich an der Kultur zu arbeiten. Je stärker das Wertesystem und dasselbe Verständnis des Wertesystems in einer Gruppe und je mehr der fokussierte Blick auf ein Ziel mit einer gemeinsamen Priorisierung der nächsten Meilensteine und Themen ist, desto geringer wirkt Entropie. Entropie wirkt am ehesten dann, wenn innerhalb einer Organisation verschiedene Mitarbeiter oder Bereiche an unterschiedlichen Themen arbeiten. In diesem Fall ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass die Themen nicht zu 100% erledigt werden und bei einer unvollständigen Umsetzung den Wirkungsgrad nicht ganz entfalten und daher nach einer gewissen Zeit wieder verwässern. Durch die konsequente, gemeinsame Priorisierung auf ein Ziel wird die Kultur gestärkt, der Zusammenhält verstärkt, das Vertrauen gesteigert und die Entropie verringert.

Wie sieht das in deiner Organisation aus? Was überwiegt? Die Entropie oder die Mechanismen zur Stabilisierung und zur proaktiven Transformation? Welche Maßnahmen hast du dir überlegt, um der Entropie entgegenzuwirken?

 

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